Ontslagdossier opbouwen. Hoe doet u dat?

Een ontslagdossier bouwt u in stappen op. De eerste stap is uw medewerker direct aanspreken als hij zijn werk niet goed uitvoert of als zijn gedrag te wensen overlaat. Als de situatie ernstig genoeg is, legt u het voorval schriftelijk vast en noteert u wat er is besproken. Of u geeft de werknemer een schriftelijke waarschuwing.

Verbetertraject
Als u vindt dat het functioneren of het gedrag van de werknemer moet verbeteren, stelt u een verbetertraject voor. Het hoe en waarom van dat traject moet duidelijk uitgelegd worden aan uw medewerker en hij kan zelf ook aangeven wat hij nodig denkt te hebben. Het verbeterplan mag geen vaagheden bevatten. Geef daarom concreet aan welke punten verbeterd moeten zijn aan het einde van het traject en hoe u die verbetering meet. Wees ook duidelijk over de duur van het traject en over de begeleiding en evaluatie. Ook moet uw medewerker weten wat de consequenties zijn als hij de verbeteringen niet realiseert.

Evaluatiegesprekken
U zult het verbetertraject goed moeten volgen. Spreek daarom evaluatiemomenten af, waarin u met uw medewerker bespreekt hoe het gaat. Heeft hij de afgesproken verbeterpunten gerealiseerd? Zo nee wat heeft hij nodig? Leg opnieuw vast op welke punten de medewerker zich bij het volgende evaluatiemoment heeft verbeterd. Sla geen evaluatiegesprekken over, ook niet als u tevreden bent over de vorderingen. Het is belangrijk dat u het hele traject goed schriftelijk vastlegt en dat uw werknemer tekent voor akkoord, of in elk geval voor ontvangst. Bewaar alle gespreksverslagen en correspondentie in het personeelsdossier van de werknemer en geef hem kopieën van de documenten.

Hoe nu verder?
Aan het eind van het verbetertraject vindt er een eindgesprek plaats waarin u samen de balans opmaakt. Zijn de verbeterpunten die aan het begin van het traject zijn afgesproken, voldoende gerealiseerd? Zo ja, is verdere monitoring gewenst? Zo nee, waar ligt dat dan aan en wat zijn de gevolgen? U kunt het verbetertraject verlengen, maar het kan ook zijn dat u de medewerker wilt overplaatsen of – als dat niet kan – dat u het dienstverband wilt beëindigen. In dat laatste geval gaat u na of beëindiging in onderling overleg mogelijk is. Kan dat niet, dan kunt u een ontbindingsverzoek bij de kantonrechter indienen.

Juridische hulp in ontslagzaak
Zonder een ontslagdossier zal de kantonrechter uw ontslagreden niet accepteren. Gaat het ontslag dan niet door? Meestal wel, maar dan op grond van het feit dat de arbeidsrelatie verstoord is. U betaalt dan een hogere ontslagvergoeding. Met een ontslagdossier staat u sterker in een ontslagzaak, maar toch kan dan de hulp van een jurist nodig zijn. Neem daarom contact op met ons kantoor voor advies over de rechtsbijstandverzekering.